Hoe FocusExtra omgaat met gegevens

1. Wat we vastleggen

Van gebruikers: naam, e-mailadres, het Teamleader-gebruikers-id, de rol in FocusExtra, aanmeldmomenten en het ip-adres bij handelingen die we in het auditlog bewaren. Van het account: de naam van de bedrijfsentiteit uit Teamleader, taal, tijdzone, kleurstelling en een eventueel logo. Verder de records die je zelf inricht, met de velden die je zelf kiest, en de namen en ids van de Teamleader-entiteiten waaraan je die koppelt.

2. Waarvoor

Alleen om de dienst te leveren: je records tonen en bewerken, ze koppelen aan bedrijven en contacten in Teamleader, een samenvatting en een link terugschrijven naar Teamleader, en aantoonbaar maken wie wat wanneer heeft gewijzigd. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet.

3. Waar het staat

Op servers in de Europese Unie (Hetzner, Duitsland). De gegevens van elk account staan gescheiden in de database, afgedwongen door de database zelf. De koppelsleutels van Teamleader staan versleuteld opgeslagen en al het verkeer loopt over TLS.

4. Wie erbij kan

Binnen jouw organisatie: alleen mensen die een beheerder heeft uitgenodigd, met de rol die hij hun geeft. Bij ons: medewerkers met een eigen account met wachtwoord en tweefactorauthenticatie. Wij zien standaard alleen de inrichting van een account, niet de records zelf. Voor hulp op afstand geeft een beheerder ons tijdelijk toegang (7, 30 of 90 dagen); die is altijd in te trekken en alles wat we doen staat onder onze naam in het auditlog van het account.

5. Wat naar Teamleader gaat

Per gekoppelde entiteit schrijven we twee custom fields terug die je zelf aanwijst: een korte samenvatting (zoals “3 installaties”) en een link naar de lijst in FocusExtra. Meer niet. Wat Teamleader daarmee doet, valt onder de overeenkomst die jouw organisatie met Teamleader heeft.

6. Hoe lang we bewaren

Zolang het account bestaat. Loopt de proefperiode of het abonnement af, dan wordt het account alleen-lezen en blijven de gegevens staan. Verbreek je de koppeling met Teamleader, dan verwijderen we het account na dertig dagen. Vraag je verwijdering aan, dan voeren we die binnen 72 uur uit en sturen we een verwijderbewijs. Exportbestanden vervallen na 24 uur, meldingen van Teamleader na 90 dagen. We maken elke nacht een versleutelde back-up en bewaren die 30 dagen; ook gegevens van proefaccounts zitten daarin, en verwijderde gegevens verdwijnen dus uiterlijk 30 dagen later ook uit de back-ups.

7. Je rechten

Een beheerder exporteert alle gegevens van het account zelf vanuit de instellingen en kan records aanpassen of verwijderen. Gaat het om inzage, correctie of verwijdering van gegevens over jou als persoon, dan loopt dat via de organisatie waarvoor je werkt; wij helpen daar desgevraagd bij. Klachten kun je melden bij ons of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

De applicatie gebruikt één cookie voor je sessie en één voor je voorkeuren (licht of donker, menu open of dicht). Geen tracking, geen advertentiecookies, geen analytics van derden. De website laadt lettertypen van Google Fonts; daarbij ziet Google je ip-adres.

9. Datalekken

Merken we een datalek, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan de contactpersoon privacy van het account, met wat die nodig heeft voor zijn eigen meldplicht.

10. Vragen

Stuur een bericht naar support@focusextra.nl. Wijzigen we deze tekst, dan passen we de versiedatum bovenaan aan; gaat het om een wezenlijke wijziging, dan laten we dat in de applicatie weten.